Conoce la plataforma que está ayudando a las empresas cuyos equipos viajan constantemente

Para las compañías cuyos equipos están permanentemente en ruta, cada viaje de negocios que se resuelve con fricciones termina costando más de lo que parece. Ahí es donde la gestión ordenada de Turavion marca la diferencia.

Hay compañías cuya operación depende de que sus equipos se muevan todo el tiempo, con supervisores que rotan entre plantas, ejecutivos que visitan clientes en distintas ciudades, técnicos que atienden proyectos fuera de la oficina central. En ese tipo de organizaciones, los viajes de negocios son parte de la rutina y coordinarlos exige reservas, cambios de itinerario y asistencia de manera casi diaria. Sin embargo, sostener ese ritmo exige un proceso pensado para la frecuencia, entendiendo la naturaleza de gestionar múltiples desplazamientos a la vez.

El desgaste de coordinar viajes frecuentes sin un proceso definido

Resolver un cambio de vuelo cuando viaja un colaborador al mes no es lo mismo que cuando viajan varios cada semana. En el segundo caso, cada imprevisto, como un vuelo reprogramado, una conexión perdida o un hotel que no confirma, se convierte en una llamada más que interrumpe a alguien que debería estar haciendo su trabajo. Y si no hay un proceso detrás que sostenga esa frecuencia, cada caso se resuelve desde cero, sin historial del viajero ni conocimiento de cómo opera la empresa.

Turavion es una agencia de viajes con más de 90 años en la industria, que ha desarrollado buena parte de su experiencia trabajando justamente con compañías donde el viaje corporativo es una constante y no un evento puntual.

Cuando la frecuencia expone la falta de un proceso único

Jaime Vial, Director Comercial de Turavion y con más de 20 años en el rubro, apunta a la falta de un punto de control como el error más común: cuando cada área reserva por su cuenta, sin políticas claras ni visibilidad del gasto real, el presupuesto se encarece sin que nadie lo note, y los viajeros quedan sin respaldo cuando algo se complica. Entonces, no tener una reportería centralizada puede significar gastar más de lo necesario sin siquiera saberlo.

Ese mismo desorden es el que se agudiza en compañías con movilidad constante: mientras más frecuentes son los viajes, más rápido se acumula el costo de no tener un proceso unificado detrás.

Qué ofrece un programa de viajes de negocios bien gestionado

Nelson Caro, Jefe de Nuevos Negocios de Turavion y encargado de acompañar a empresas en su transición hacia modelos de organización de viajes más eficientes, señala los beneficios de ordenar el programa bajo una sola gestión:

1. Negociación en tarifas de alojamiento y asistencias: al negociar por el volumen total de viajes de la compañía y no reserva por reserva, una empresa con equipos que viajan constantemente puede acceder a condiciones que ningún colaborador conseguiría reservando por su cuenta, sobre todo en destinos que se repiten mes tras mes.
2. Aplicación de políticas de viaje claras: estas definen de antemano qué se puede reservar, en qué clase, con qué anticipación y bajo qué presupuesto, de modo que cada colaborador sabe qué puede pedir sin necesidad de aprobaciones caso a caso.
3. Reportería: permite tener en un solo panel la visibilidad de quién viaja, con qué frecuencia y en qué se está gastando, algo especialmente valioso cuando son varios los colaboradores moviéndose al mismo tiempo.
4. Punto de contacto único: un mismo equipo conoce el historial de cada viajero, las preferencias de hospedaje y las políticas internas de la empresa, algo que evita que cada reserva empiece de cero.

De los cuatro beneficios, Nelson Caro señala que el último es el que más valoran los clientes de Turavion. La razón, según el vocero, tiene que ver con la simplicidad administrativa que ofrece: un solo contrato y una sola factura para toda la operación, en lugar de múltiples proveedores que hay que gestionar por separado, y un equipo que ya conoce a la empresa y puede reaccionar de inmediato cuando surge una necesidad puntual.

Cómo se traduce esto en el día a día de una empresa con equipos en movimiento

Ese único punto de contacto que ofrece una agencia de viajes como Turavion es quien recibe la llamada cuando un vuelo se cancela a último minuto y quien puede reprogramar un itinerario completo sin que el viajero tenga que volver a explicar cómo opera su empresa. Sostenida viaje tras viaje, esa continuidad es la que permite que una empresa con equipos siempre en ruta funcione sin sobresaltos, en lugar de resolver cada imprevisto como si fuera el primero.